Datenschutzergänzung für Bewerber/-innen

Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren Bewerberdaten im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Diese Informationen ergänzen unsere Datenschutzhinweise.

1. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, die auf das Vertragsverhältnis Anwendung finden können.

Zu den vertraglichen Pflichten gehören z.B.:

die pädagogische Begleitung,
die Anmeldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft),
der Abschluss einer Auslandskrankenversicherung (nur bei einem Auslandsfreiwilligendienst wie FSJ im Ausland und IJFD),
der Abschluss einer Berufs- und Privathaftpflichtversicherung sowie einer privaten Unfallversicherung,
der Weitergabe der Daten an die Einsatzstelle,
die Weitergabe der Daten zur Abrechnung und für statistische Zwecke an das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend und den Trägerverband Evangelische Freiwilligendienste,
die Prüfung der gesundheitlichen Voraussetzung für einen Freiwilligendienst und für die geplanten Aufgaben,
Durchführung der Seminare.

1.1 Einwilligung (§ 26 Abs. (2) BDSG, Art. 6 Abs. (1) Buchst. a, 7 DSGVO)
Falls Sie uns für bestimmte Fälle ausdrücklich eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben oder freiwillige Angaben in der Eingabemaske der Online-Bewerbung vornehmen, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

1.2 Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (§§ 12 JFDG, 12 BFDG, 26 Abs. (1) S. 1 BDSG, Art. 6 Abs. (1) Buchst. b DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Freiwilligendienstverhältnisses.

1.3 Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (§ 26 Abs. (1) S. 1 BDSG, Art. 6 Abs. (1) Buchst. c DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, falls dies zur Erfüllung von Pflichten nach dem JFDG / BFDG, steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten oder sonst aufgrund von Rechtsnormen, insbesondere Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen rechtlich erforderlich ist, ggf. auch zur Ausübung bzw. Erfüllung von Rechten und Pflichten der Interessenvertretungen der Beschäftigten (z.B. Personalrat).

1.4 Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten (Art. 6 Abs. (1) Buchst. f DSGVO)
Wir können Ihre personenbezogenen Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten verarbeiten. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:

für die Sicherstellung und Wahrnehmung unseres Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen;
für die Durchsetzung unserer Rechte und Abwehr unberechtigter Ansprüche im Fall eines Rechtsstreites mit Ihnen oder einer Interessenvertretung der Beschäftigten.

2. Art der Daten

Im Rahmen des vorvertraglichen (Bewerbung) und vertraglichen Verhältnisses werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten (z.B. Lebenslauf, Notfallkontakte) sowie jene, die aufgrund des vorvertraglichen (Bewerbung) und vertraglichem Verhältnis anfallen (z.B. besondere Kategorien von Daten, wie rassische, ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen), verarbeitet.

Folgende Daten werden verarbeitet:

Allgemeine Personendaten (z.B. Name, Geburtsdatum),
Kontaktdaten (z.B. Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen),
Versicherungsdaten (z.B. Sozialversicherungsnummer, Krankenversicherungsdaten),
Reisekostenbelege und Abrechnungsdaten (z.B. Bankdaten),
Gesundheitsdaten (z.B. relevante Allergien),
Ihre Angaben im Bewerbungsgespräch.

3. Wer erhält Ihre Daten?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unserer Organisation an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses (Zwecke gem. Ziff. 1.4) benötigen, ggf. an externe Stellen (z.B. Einsatzstellen, Behörden, Rechtsanwälte, Gerichte) sowie für die Reisekostenabrechnung oder bei Online-Bewerbung ggf. an Auftragsverarbeiter (Steuerberater o. ä., Webseiten-Provider).

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihres Vertragsverhältnisses erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Bei einem Freiwilligendienst im Ausland geben wir die erforderlichen Daten an Einsatzstellen weiter, welche auch außerhalb der EWR liegen. Es ist erforderlich, dass Sie dieser Weitergabe zustimmen, um ein vertragliches Verhältnis zu ermöglichen.

Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.

4. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Schließt der Verantwortliche oder die im Fall des BFD die Bundesrepublik Deutschland einen Freiwilligendienstvertrag mit Ihnen, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Durchführung des Dienstverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet.

Wird mit Ihnen kein Dienstvertrag geschlossen, so werden die Sie betreffenden Daten spätestens ein Jahr nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine berechtigten Interessen von uns entgegenstehen. Ein berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise die Beweislast in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Bei erfolgreichem Abschluss eines Dienstvertrags werden die für 5 Jahre gespeichert.

5. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung über die Begründung und Durchführung Ihres Vertragsverhältnisses. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.